Құжаттану қосалқы тарихи пән.


Құжаттың көмегімен мекеме қызметінде жедел түрде басқару, қаржыландыру, жоспарлау, бухгалтерлік есеп және есеп беру, кадрлармен қамтамасыз ету міндеттерін шешу жүзеге асады. Құжатты жасау құжаттау деп аталады. Мекемеде жасалатын құжаттарды екі топқа бөлуге болады. Бірінші топқа басқару ісінің жалпы мәселелерін қамтитын құжаттар, екінші топқа басқару ісінің қызметтік салалары бойынша жасалатын құжаттар жатады.

Басқару ісінің жалпы мәселелері мекеменің негізгі және жедел қызметін қамтиды. Оның құжатталуы нәтижесінде қалыптасатын құжаттардың жиынтығы жалпы құжаттар деп аталады. Ал мекеменің жеке қызметтерінің салалары арнайы құжаттарда бейнеленеді. Мәселен, бухгалтерлік, статистикалық, жоспарлау құжаттары жүйелерінде.

Басқару процесінде қалыптасқан құжаттар түрлі деңгейдегі, саладағы іс-әрекеттердің іс жүзіне асуын қамтамасыз етеді. Яғни бизнесте өз серіктестеріңмен коммерциялық мәселелерді шешуді, сотта қызметкерлердің еңбек дауларын қарастыруды. Сонымен құжат қандай да шешім қабылдаудың негізі және оның орындалуының дәлелі, әрі негізгі мәселелерді талдау және қорытындылаудың көзі болып саналады.

Ертеде адамдар арасындағы дыбыстық қатынастарға қосымша құрал ретінде пайда болған құжат мыңдаған жылдар уақыт аралығын қамтитын бірнеше күрделі даму кезеңдерінен өтті. Жазу мен жазбаның пайда болуы дыбыстық қатынастарға қосымша, адамның ойлау қызметін ұзақ уақыт бекітіп сақтау мүмкіндігін арттыратын құралды дүниеге әкелді. Дыбыстық қатынас көмегімен тек адамның дауысын естіп, дыбыстың айтылуы барысында ғана қарым-қатынас жасалады. Ол ақпаратты уақыт және кеңістікте жеткізуде оның сол күйінде сақталып, тұрақтылығын қамтамасыз ете алмады. Уақыт өте жазу мен жазба дыбыстық қарым-қатынасты бейнелеуді міндетіне алып, ондағы ақпаратты жеткізудің басты құралы болып бекіді.

Құжат ұғымының мәні латынша “documentum” – деген сөздің сабақ боларлық үлгі, айғақ деген мағынасын білдіреді. Іс жүзінде “құжат” ұғымы бір-бірімен байланысты бірнеше мағынаны білдіреді. 1. Объективті шындықты және адамның ойлау қызметін түрлі әдістермен (мәтіндік, суретті, дыбыстық және т.б.) құжаттаудың материалдық нәтижесі; 2. Құжатта бейнеленген фактілер, құбылыстар, оқиғалар туралы мәліметтерді сақтау құралы және әдісі; 3. Құжатта бейнеленген түрлі нәрсені куәландыру, растау, нақтылау, сәйкестендірудің құралы және әдісі; 4. Құжаттың заңдық күшіне сәйкес ондағы бейнеленген нәрсенің заңдық тұрғыдан дәлелдеу құралы және әдісі; 5. Құжатта бейнеленген ақпаратты уақыт пен кеңістікте жеткізу құралы; 6. Басқару ісінің және оны құжаттамамен қамтамасыз етудің құралы және әдісі; 7. Тарихи мәліметтердің дерегі. Сондай-ақ құжат мәдени ескерткіш және түрлі әдістермен ақпаратты бейнелейтін материалдық зат та болып табылады.

Құжат жасалу әдістеріне қарамастан объективті шындықты және адамның ойлау қызметінің нәтижелері туралы ақпаратты бейнелеуді мақсат етеді. Сол себепті құжат ақпаратты сақтаудың, жеткізудің негізгі және маңызды құралы. Өзінің дамуы барысында құжат ақпаратты растау, оның шындыққа, заңға сәйкестігін куәландыру құралы ретінде кеңінен қолданылып келеді. Барлық құжаттар қарым-қатынас жасау қызметін атқара отырып, өздерінде бейнелейтін ақпаратты жеткізуге бағытталады. Сондықтан құжаттың басты айғағы – ақпараттың көзі болып табылуында.

Құжаттарды жіктеу. Басқару құжаттары мазмұны мен нысаны бойынша мемлекеттік стандарттардың, мекеме туралы қағидалардың және құжаттау ережелерін қамтитын нормативтік құжаттардың талаптарына сәйкес болуы тиіс.

Республика көлемінде билік және басқару органдары өз құзырларына сәйкес (өздеріне берілген құқық төңірегінде) белгілі құжат түрлерін шығаруға құқылы. Олардың құқықтары Қазақстан Республикасы Конституциясында, Қазақстан Республикасының "Нормативтік құқықтық актілер туралы" заңында және басқа да нормативтік құқықтық актілерде белгіленген. Жергілікті өкілеттік және атқару органдары да өздерінің құзырларына сәйкес әрі өздері әрекет ететін аумақтың көлемінде нормативтік құқықтық актілердің белгілі түрлерін шығара алады.

  1. Қазақстан Республикасы Президенті – Конституциялық заң күші бар Жарлықтар, заң күші бар Жарлықтар, Нормативтік жарлықтар.
  2. Қазақстан Республикасы Парламенті – Нормативтік қаулылар.
  3. Қазақстан Республикасы Үкіметі – Нормативтік қаулылар.
  4. Министрлер – Нормативтік бұйрықтар.
  5. Мемлекеттік комитеттер – Нормативтік қаулылар.
  6. Мәслихаттар және әкімдер – Нормативтік шешімдер.

Кез келген мекеменің құжаттар жиынтығы олардың басқару және кәсіби қызметінің әр түрлі салаларын қамтиды. Құжаттар ағымында оларды бір-бірінен ажырата білу үшін негізгі топтарға бөліп қарастырған жөн:

  1. Ұйымдастырушылық-құқықтық құжаттар – олардың көмегімен ұйым және оның қызметкерлерінің еңбегін ұйымдастыру жүзеге асырылады. Оларға регламент, қағида, жарғы, ереже, нұсқаулық (лауазымдық нұсқаулық) жатады.
  2. Өкімдік құжаттар – мекеменің сыртқы және ішкі басқару қызметін реттейтін құқықтық актілер (қаулылар, бұйрықтар, шешімдер, өкімдер, нұсқаулар);
  3. Есеп құжаттары – мекеменің жұмысы туралы әртүрлі есептер, баяндау және түсініктеме хаттар, анықтамалар;
  4. Жалпы сипаттағы құжаттар – актілер, келісімдер, хаттамалар, қорытындылар. Хаттамамен бірге күн тәртібі, жиынға қатысушылар тізімі және шақырушылар тізімі, баяндамалар немесе негізгі баяндамашылардың сөздерінің тезистері, қаралған мәселелер жөнінде анықтамалар, әр мәселе бойынша шешімнің (немесе қаулының) жобалары тәрізді бірнеше құжаттардың тобы ресімделеді;
  5. Жеке құрам бойынша құжаттар – мекеме қызметкерлерінің саны, құрамы, біліктілігі, оларды жұмысқа қабылдау, босату, марапаттау туралы негізгі мәліметтерді қамтиды. Оларға өтініш, жеке құрам бұйрығы, жеке еңбек келісім-шарты, ұсыныс, баяндау хаттар т.б. жатады.

Құжаттардың үлкен тобын мекемелерге азаматтардан келіп түсетін өтініш түрлері мен қызмет хаттары құрайды. Азаматтардың өтініштеріне арыз, ұсыныс, шағым, сұрау салу, үн қосу жатады**.

Сондай-ақ, әрбір құжатты ақпарат құралы, бекіту әдісі және атқаратын қызметі тұрғысынан да қарастыруға болады. Бұл тұрғыда алғаш ресми құжаттың рөлі ерекше.

Ресми құжат – мекеме немесе лауазымды тұлғамен жасалып белгілі тәртіпте ресімделетін құжат. Лауазымды тұлға деп өкімет өкілдігі қызметін жүзеге асыратын немесе ұйымдастыру-басқару, әрі әкімшілік міндеттерді орындаумен байланысты қызметтегі тұлғаны түсіну қажет. Ресми құжат қолданылуы бойынша бірнеше түрге бөлінеді. Оның түпнұсқасы алғашқы және жалғыз данасы болып есептеледі.

Кейде “түпнұсқа” сөзінің синонимі ретінде “оригинал” ұғымы қолданылады. Дегенмен “түпнұсқа” (шындыққа сай, анық, ақиқат) өзінің мәнінде басқа мағынаны білдіріп, “оригинал” (бастапқы, өзіндік, төл) түсінігінен ерекшеленеді. Оригинал қандай да жеке немесе ұжымды авто.рмен алғаш жасалған құжат. Жасалу барысында оның бірнеше нұсқасы болуы мүмкін.

Құжат көшірмесі латынша “соріа” сөзінің көптеген деген мағынасын білдіреді. Құжат көшірмесі деп құжаттың ақпараты мен оның барлық сыртқы ерекшеліктерін толықтай көрсететін құжатты айтады.

Көшірмелер еркін және факсимильді болып бөлінеді. Еркін көшірме түпнұсқадан көшіріліп, міндетті түрде куәландырылады. Механикалық жолмен көбейту барысында құжаттың қойылған қолымен қоса оның толық көшірмесін беретін факсимильді көшірме болады. Оған көшіру аппараты, фото және жарық көшірмесі көмегімен алынатын көшірмелер жатады. Факсимильді көшірмелерге талап етілген жағдайда куәландыру белгісі қойылады. Көшірмелер куәландыру белгісі (мөр соғылып, қолы, күні) бойынша куәландырылған көшірмелер және куәландырылмаған көшірмелерге бөлінеді.

Көшірмелердің келесі түрі дипломатиялық көшірмелер. Олардың атауы ежелгі актілерді зерттейтін қосалқы тарихи пәнді білдіретін “дипломатика” сөзінен алынған. Олар құжатты барлық ерекшеліктерімен (ескі жазылуы, қателіктері, пунктуация т.б.) көшірмелейді. Түпнұсқаның заңдық күшін иемденетін көшірменің ерекше түрі дубликат деп аталады. Ол көшірменің мәнді белгілерін көрсете отырып құжатты толық қайталайды.

Құжаттар мазмұны, шығу төркіні, мақсаты, жасалған орны, заңдық күші және сақтау мерзімдері бойынша да бөлінеді.

Мазмұны бойынша құжаттар мазмұны бір мәселеге арналған жай немесе бірнеше мәселелерді қамтитын күрделі құжаттарға бөлінеді.

Шығу төркіні бойынша құжаттар ресми – мекеме, ұйым немесе олардың өкілі – лауазымды тұлға атынан берілетін және жеке адаммен жасалатын жеке құжаттарға бөлінеді.

Мақсаты бойынша құжаттар қандай да фактілер, оқиғалар, құбылыстарды жазып алу құралы ретінде және ақпаратты уақыт пен кеңістікте жеткізу үшін қарым-қатынас, байланыс құралы ретінде пайдаланылады. Әрі адамның парасатты қызметін бекіту және сақтау құралы ретінде де қолданылады.

Құжат деректемелерінің құрамы

Құжат – ақпарат құралы. Оны сипаттайтын ақпараттық элементтер оның уақыт пен кеңістіктегі координаторлары болмақ. Құжат элементі – деректемелердің жиынтығы оның формулярын құрайды. Әр құжаттың қолданылуына байланысты деректемелер құрамы түрлі болады. ГОСТ 6.10.5-87 “Құжаттардың бір ізге түсірілген жүйелері. Формуляр-үлгі” мемлекеттік стандарты бойынша құжаттар жүйесі құрамына кірген құжаттардың және жиектерінің өлшемі, деректемелерінің орналасуы бекітілген. Құжатты дұрыс құрастыруға арналған оның сұлбасы формуляр-үлгі деп аталады. Ол нақты құжат түрінің барлық деректемелерін қамтиды және олардың жеке орнын көрсетеді.

Қазақстан Республикасының 1042-2001 “Ұйымдастырушылық-өкімдік құжаттама. Құжаттарды ресімдеуге қойылатын талаптар” мемлекеттік стандарты 27 деректеменің құрамын және олардың ресімделуіне қойылатын талаптарын бекітті. Онда көрсетілген талаптар ұйымдастырушылық-өкімдік құжаттар жүйесімен қатар басқа да жүйелердегі құжаттарды ресімдеуде қолданыла алады. Мысалы, жолдау тәртібінде, қол қоюда, келісуде және индекстеуде.

Республикалық мемлекеттік және мемлекеттік емес мекемелер ресми құжаттарын ресімдеуде 2002 жылдың 1-қаңтарынан бастап күшіне енген осы мемлекеттік стандарттың бірыңғай ережелерін қолданады.

Ресми құжаттардың барлығы мекеменің арнайы бланкілерінде ресімделеді. Бланк дегеніміз құжаттың тұрақты ақпараты көрсетілген және өзгермелі ақпаратты тіркеуге арналған стандартты парақ қағазы. Әр мекемеде ең кемі екі бланктің түрі қолданылады. Оның жалпы, хатқа арналған, типтік және арнайы (лауазымды тұлғаларға арналған) түрлері бар.

Бланкті баспалық әдіспен әзірлеуде алғаш оның арнайы сұлбасы жасалады. Бланктің әр түрі деректемелердің бұрыштай немесе ұзына бойы орналасуы негізінде жобаланады (1,2-қосымшалар). Республика көлемінде құжаттардың тақырыпша бөлігі мемлекеттік стандартқа сәйкес қазақ және орыс тілдерінде ресімделеді. Мысалы:

Бланкілер бір-бірінен деректемелер құрамы бойынша ерекшеленеді. Деректемелер өзара алмасып отырғанмен бланкінің барлық түрлерінде бәрі бір орында көрсетіледі. Олар хат бланкісінде 05-деректеме (мекеменің мекен жайы, яғни индекс, байланыс бөлімінің мекен-жайы, телефон мен факс нөмірлері, банктегі есеп-айырысу шотының нөмірі) мен жалпы бланкідегі 06-деректеме (құжат түрі) - бірінші жұп болса, екінші жұптағы хат бланкісіндегі 09-деректеме (құжаттың индексі мен күніне сілтеме) мен жалпы бланкідегі 10-деректеме (құжаттың жасалған немесе басылып шыққан орны). Ұйымның хат және өзге де құжат түрлерін ресімдеуде арнайы берілген бланк үлгілері пайдалануға болады .